Pada tanggal 26 dan 27 September 2024, Politeknik Bina Trada Semarang melaksanakan kegiatan audit mutu internal sebagai bagian dari upaya terus-menerus untuk menjaga kualitas pendidikan, pelayanan, dan tata kelola yang ada di institusi tersebut. Kegiatan ini melibatkan lebih dari 10 unit kerja yang tersebar di berbagai departemen di lingkungan Politeknik. Audit mutu internal merupakan salah satu langkah penting dalam rangka menjaga standar pendidikan yang unggul serta memastikan bahwa institusi ini terus berkembang sesuai dengan visi dan misi yang telah ditetapkan.
1. Tujuan Audit Mutu Internal
Audit mutu internal di Politeknik Bina Trada Semarang bertujuan untuk mengidentifikasi kesesuaian antara proses operasional yang ada dengan standar yang telah ditetapkan oleh institusi. Selain itu, audit ini juga bertujuan untuk menemukan peluang perbaikan yang dapat diimplementasikan demi meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses yang berjalan di masing-masing unit kerja. Hasil dari audit ini akan menjadi acuan dalam pengambilan keputusan strategis di tingkat manajemen, guna memastikan bahwa semua aspek operasional berjalan sesuai dengan harapan dan mencapai hasil yang optimal.
2. Ruang Lingkup Audit
Kegiatan audit mutu internal ini mencakup berbagai aspek, termasuk administrasi akademik, pelayanan kepada mahasiswa, tata kelola institusi, pengelolaan keuangan, sumber daya manusia, hingga kinerja unit-unit pendukung lainnya. Beberapa unit yang menjadi fokus utama audit di antaranya adalah:
- Unit Akademik
- Unit Keuangan
- Unit Sumber Daya Manusia (SDM)
- Unit Sarana dan Prasarana
- Unit Pangkalan Data dan TI
- Unit Kerjasama dan Alumni
- Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
- Unit Kemahasiswaan
- Unit Layanan Kesehatan
- Unit Perpustakaan
Dengan lebih dari 10 unit yang diaudit, proses ini memerlukan koordinasi yang baik antara auditor dan unit-unit terkait guna memastikan kelancaran proses audit.
3. Metode Audit
Proses audit dilakukan dengan menggunakan beberapa metode, di antaranya wawancara, observasi langsung, serta pemeriksaan dokumen. Setiap auditor diberikan tugas untuk memverifikasi apakah setiap unit telah menjalankan fungsinya sesuai dengan standar operasional yang telah ditetapkan. Selain itu, mereka juga mengidentifikasi potensi kelemahan atau ketidaksesuaian dalam proses yang berjalan, sehingga dapat segera dilakukan perbaikan.
- Wawancara: Tim auditor melakukan wawancara dengan para pimpinan unit dan staf untuk mendapatkan gambaran mengenai operasional yang ada.
- Observasi: Kegiatan audit juga dilakukan dengan observasi langsung terhadap pelaksanaan tugas di lapangan, seperti pelayanan di ruang administrasi dan perpustakaan.
- Pemeriksaan Dokumen: Dokumen-dokumen seperti laporan keuangan, presensi staf, dan catatan administrasi lainnya diperiksa untuk melihat apakah sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
4. Pelaksanaan Audit di Unit Akademik
Unit Akademik merupakan salah satu bagian penting yang diaudit dalam kegiatan ini. Fokus audit di unit ini adalah untuk memastikan bahwa proses pembelajaran berjalan sesuai dengan kurikulum yang telah ditetapkan, sistem penilaian yang objektif, serta adanya dokumentasi yang baik terkait hasil evaluasi belajar mahasiswa. Selain itu, audit juga mengevaluasi apakah dosen-dosen telah memenuhi persyaratan kualifikasi dan kinerja mereka sesuai dengan standar yang ditetapkan.
5. Audit di Unit Keuangan
Di Unit Keuangan, auditor memeriksa sistem pengelolaan anggaran dan akuntansi untuk memastikan bahwa pengeluaran dan pemasukan institusi dikelola dengan baik dan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku. Fokus utama audit di unit ini adalah transparansi dan akurasi pelaporan keuangan, serta kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.
6. Audit di Unit Sumber Daya Manusia (SDM)
Unit SDM merupakan elemen kunci dalam keberlangsungan operasional Politeknik. Dalam kegiatan audit ini, fokus utama adalah pada manajemen kinerja, pengembangan profesional staf, serta kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan. Tim auditor juga mengevaluasi efektivitas rekrutmen, pelatihan, serta program pengembangan karir yang dijalankan oleh institusi.
7. Audit di Unit Sarana dan Prasarana
Unit Sarana dan Prasarana bertanggung jawab atas penyediaan fasilitas fisik yang mendukung proses pembelajaran dan operasional kampus. Dalam audit ini, auditor meninjau kondisi bangunan, laboratorium, serta peralatan yang digunakan dalam kegiatan akademik. Fokus lainnya adalah pada pemeliharaan fasilitas dan rencana pengembangan ke depan, guna memastikan bahwa sarana dan prasarana yang ada memadai dan siap mendukung kegiatan akademik secara optimal.
8. Audit di Unit Pangkalan Data dan TI
Audit di Unit TIK bertujuan untuk menilai kinerja sistem teknologi informasi yang digunakan oleh Politeknik Bina Trada Semarang, termasuk infrastruktur jaringan, sistem manajemen informasi, dan layanan digital lainnya. Tim auditor mengevaluasi apakah sistem yang ada dapat mendukung proses pembelajaran daring, administrasi akademik, serta layanan kepada mahasiswa dengan efektif dan efisien.
9. Audit di Unit Kerjasama dan Alumni
Unit Kerjasama dan Alumni memiliki peran penting dalam membangun jaringan dengan dunia industri serta menjaga hubungan dengan alumni. Dalam audit ini, fokus utama adalah pada efektivitas program magang, kerja sama dengan perusahaan, serta program pengembangan karir bagi mahasiswa dan alumni. Auditor juga menilai sejauh mana unit ini telah berhasil menjalin kerja sama strategis yang memberikan nilai tambah bagi institusi dan mahasiswa.
10. Audit di Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) bertanggung jawab atas pengelolaan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam audit ini, tim auditor menilai kualitas dan kuantitas penelitian yang dilakukan oleh dosen, serta kontribusi yang diberikan oleh institusi dalam kegiatan pengabdian masyarakat. Fokus lainnya adalah pada dukungan yang diberikan oleh institusi kepada para peneliti, baik dalam bentuk dana maupun fasilitas.
11. Audit di Unit Kemahasiswaan
Unit Kemahasiswaan merupakan unit yang berhubungan langsung dengan pengelolaan kegiatan mahasiswa, mulai dari penerimaan mahasiswa baru, kegiatan organisasi mahasiswa, hingga pengelolaan beasiswa. Dalam audit ini, auditor menilai apakah unit ini telah menjalankan tugasnya dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan mahasiswa. Auditor juga mengevaluasi efektivitas program-program pengembangan mahasiswa yang dilaksanakan, termasuk program pembinaan karakter dan soft skills.
12. Audit di Unit Layanan Kesehatan
Unit Layanan Kesehatan berperan penting dalam menjaga kesehatan dan kesejahteraan mahasiswa serta staf di Politeknik Bina Trada Semarang. Audit di unit ini berfokus pada evaluasi fasilitas kesehatan yang ada, ketersediaan tenaga medis, serta efektivitas layanan kesehatan yang diberikan. Auditor juga memeriksa apakah prosedur kesehatan dan keselamatan telah diimplementasikan dengan baik, khususnya dalam masa pandemi dan masa pemulihan setelahnya.
13. Audit di Perpustakaan
Perpustakaan sebagai sumber informasi dan referensi akademik menjadi salah satu unit penting yang diaudit. Fokus utama audit ini adalah pada pengelolaan koleksi buku dan jurnal, fasilitas yang tersedia bagi mahasiswa dan dosen, serta layanan digital yang mendukung akses terhadap literatur ilmiah. Auditor juga mengevaluasi kebijakan peminjaman, serta penggunaan teknologi dalam pengelolaan perpustakaan.
14. Tindak Lanjut Hasil Audit
Setelah proses audit selesai, tim auditor akan menyusun laporan audit yang berisi temuan-temuan dari setiap unit yang diaudit. Laporan ini akan digunakan sebagai bahan evaluasi oleh pimpinan Politeknik Bina Trada Semarang untuk menetapkan langkah-langkah perbaikan. Setiap unit diharapkan untuk segera menindaklanjuti rekomendasi yang diberikan oleh auditor, sehingga perbaikan yang diperlukan dapat dilakukan secepat mungkin.
15. Kesimpulan
Kegiatan audit mutu internal yang dilaksanakan pada tanggal 26 dan 27 September 2024 di Politeknik Bina Trada Semarang merupakan langkah penting dalam rangka menjaga dan meningkatkan kualitas institusi. Dengan melibatkan lebih dari 10 unit kerja, kegiatan ini memberikan gambaran yang komprehensif tentang kinerja dan efektivitas masing-masing unit. Melalui audit ini, diharapkan Politeknik Bina Trada Semarang dapat terus berkembang dan memberikan layanan pendidikan yang berkualitas tinggi bagi mahasiswa serta pemangku kepentingan lainnya.